Selbstmanagement für Musikerinnen: Mit der 5-%-Strategie mehr Zeit für deine Musik

Imke Machura, Gründerin von RAKETEREI

Du willst Musik machen. Stattdessen beantwortest du E-Mails, organisierst Proben, denkst an Social Media und trägst eine unsichtbare To-do-Liste im Kopf spazieren. Am Ende des Tages hast du viel getan, aber wenig von dem, was dich als Künstlerin* weiterbringt. Deshalb erkläre ich dir in diesem Blogartikel, warum klassische To-do-Listen dein Selbstmanagement nicht retten, wie die Kopf-frei-Methode von Carolin Habekost funktioniert und wie du als Musikerin* Zeit für deine Musik gewinnst.

Warum habe ich als Musikerin* nie genug Zeit für meine Musik?

Vielleicht kennst du diesen Moment: Du hast dir fest vorgenommen, heute an deinem neuen Song zu arbeiten. Stattdessen hängst du in deinem E-Mail-Postfach, beantwortest eine Anfrage, denkst daran, dass du noch die Setlist schicken musst, und mittendrin fällt dir ein, dass auch noch Käse gekauft werden muss. Abends bist du erschöpft, aber deine Musik ist keinen Schritt weitergekommen.

Die meisten Musikerinnen* ziehen daraus einen falschen Schluss. Sie glauben, ihnen fehle Disziplin. Oder sie seien »einfach nicht der strukturierte Typ«. Ich sage dir sehr klar: Dir fehlt keine Disziplin. Dir fehlt ein System.

Ein zweiter Gedanke hält viele zusätzlich fest: die Angst, alles aufzuschreiben. »Wenn ich das mache, sehe ich erst, wie viel wirklich auf meinem Zettel steht.« Genau deshalb solltest du es tun. Denn diese Menge ist meistens die Erklärung dafür, dass du dich abends erschöpft fühlst und im Nacken ständig dieses »Ich müsste mehr schaffen« sitzt. Das sind keine Charakterschwächen. Das sind Symptome dafür, dass du zu viele Aufgaben und zu viel Verantwortung trägst — für die 24 Stunden, die dein Tag hat.

Denn dein Alltag als Musikerin* ist nicht linear planbar. Heute kommt ein Anruf mit einer neuen Anforderung, morgen platzt ein Termin rein, übermorgen entscheidet eine Veranstalterin* spontan um. Du musst permanent flexibel sein. Klassische Planung, bei der du Meilensteine für die nächsten zwei Jahre festlegst, scheitert an dieser Realität. Und solange du deine Aufgaben auf fünf Zetteln, in drei Apps und zur Hälfte in deinem Kopf sammelst, hat dein Gehirn niemals Ruhe. Ein voller Kopf ist der teuerste Ort, um To-dos zu lagern, denn er bezahlt mit genau der Energie, die deine Kreativität braucht.

Was ist die Kopf-frei-Methode und was steckt hinter agilem Selbstmanagement?

Carolin Habekost ist keine Musikerin. Sie ist Expertin für agiles Selbstmanagement, führt das Online-Business »Finde dein Mamakonzept« und hat als Scrum Masterin in der IT gearbeitet. Dort werden agile Methoden immer dann eingesetzt, wenn ein Projekt zu viele Variablen hat, um es klassisch zu planen. Ihre Frage war: Warum wenden wir das, was in der Wirtschaft bei Unplanbarkeit funktioniert, nicht im privaten Alltag an? Die Antwort ist die Kopf-frei-Methode.

Ihre eigene Geschichte macht die Methode glaubwürdig: Carolin hat als Kommunikationstrainerin in der Automobilbranche gearbeitet, ist nach der Geburt ihrer Kinder nicht in den reisenden Job zurückgekehrt und ist 2018 als Scrum Masterin in die IT eingestiegen. Heute führt sie ihr eigenes Business, hat drei Kinder und trotzdem weniger To-dos als früher in Festanstellung ohne Kinder. Nicht, weil sie schneller geworden ist, sondern weil sie mit der Methode sukzessive grundsätzliche Lebensentscheidungen hinterfragt und Verantwortung abgegeben hat, bis hin zu einer gleichberechtigten 50/50-Elternschaft.

Der entscheidende Unterschied zu klassischen Zeitmanagement-Tipps: Die meisten Methoden lösen nur ein einzelnes Problem. »Eat the Frog« hilft dir zum Beispiel, unliebsame Aufgaben zuerst zu erledigen. Aber sie beantwortet nicht, wo du deine To-dos sammelst, wie du den Überblick behältst und woher du weißt, welche Aufgaben dich deinen Zielen wirklich näherbringen. Die Kopf-frei-Methode ist dagegen ein vollständiges System aus fünf Schritten: sammeln, filtern, entscheiden, abarbeiten, reflektieren.

Besonders der Filter-Schritt hat es in sich. Denn nicht alles, was du dir aufschreibst, ist eine Aufgabe für dich:

• Manche To-dos sind erst später dran.
• Manche kann jemand anderes übernehmen — delegieren ist erlaubt.
• Und manche sind in Wahrheit nur Wünsche und Erwartungen anderer Menschen, zu denen du bewusst Nein sagen darfst.

Und dann ist da noch ein agiles Prinzip, das alles verändert: Pull statt Push. Du schreibst dir nicht morgens zehn Dinge auf, um dich abends über drei unerledigte zu ärgern. Du ziehst dir Aufgaben von deinem Kopf-frei-Board, wenn du Kapazität hast. Am Ende des Tages siehst du, was du geschafft hast, statt auf ein Defizit zu starren. Carolin nennt das die Magie der Methode: Nach ein paar Wochen wirst du stolzer auf das Erledigte und hörst auf, dich an dem zu messen, was liegen geblieben ist.

Wie organisiere ich mich, ohne mich von Struktur eingeengt zu fühlen?

»Struktur schränkt mich ein« ist die Denkschleife, die Carolin am häufigsten beobachtet. Gerade kreative Menschen wehren beim Wort Wochenplan innerlich sofort ab. Die Umdeutung: Es geht nicht darum, wie viel Struktur du aushältst, sondern welche Struktur dir dient. Ein Minimum brauchen wir alle.

Carolin arbeitet mit sechs unterschiedlichen Zeittypen. Musikerinnen* gehören meist zu den Typen, die eher im Sein und im Fühlen unterwegs sind und sich von starren Plänen schnell eingeengt fühlen. Deshalb beginnt sie nicht mit einem Kalender, sondern mit Fragen: Wie sieht eine typische Woche aus? Welche festen Punkte gibt es? Und wann kannst du welche Art von Aufgabe gut erledigen? Viele Frauen* orientieren sich dabei auch an ihrem Biorhythmus oder ihrem Zyklus und legen kreative Arbeit in die Phasen, in denen sie in ihrer Muße sind.

Übrigens trennt die Methode zwischen beruflichen und privaten Aufgaben erst bei Schritt drei von fünf. Denn dein Gehirn unterscheidet nicht. Auch mitten in einer Aufnahme-Session kann dir einfallen, dass die GEMA-Meldung noch offen ist. Der Gedanke wird sofort aufgeschrieben, damit er aufgehoben ist und dein Kopf frei — einsortiert wird später.

Wie das konkret aussieht, zeigt das Beispiel Booking. Angenommen, deine gute Bürozeit ist donnerstags von 10 bis 12 Uhr. Dann hältst du dir dieses Zeitfenster im Wochenplan frei und ziehst dir genau dann die To-dos, die auf deinem Kopf-frei-Board mit »Booking« markiert sind. Wichtig: Dort steht nicht »Booking machen«, sondern der kleinste konkrete Handlungsschritt — fünf Veranstalterinnen* anrufen, eine Mail nachfassen. Denn je vager die Aufgabe, desto eher trödelst du in der Recherche herum, statt anzurufen. Nach drei bis vier Wochen Reflexion weißt du ziemlich genau, wie viel du in zwei Stunden schaffst und ob Booking bei dir zwei oder vier Wochenstunden braucht. Du planst nicht mehr starr, du schätzt realistisch ab.

Was ist ein guter erster Schritt, wenn mich meine To-dos erschlagen?

Wenn du das Wollknäuel in deinem Kopf nicht mehr entwirren kannst, ist der erste Schritt ein sogenannter Braindump: alles raus aus dem Gehirn. Du setzt dich eine halbe Stunde hin und schreibst alles auf — nicht nur Aufgaben, auch Sorgen, Gedanken und offene Fragen. Alles an einem Ort. Sonst schreibst du dieselben drei Dinge immer wieder auf, weil sie immer noch in deinem Kopf kreisen.

Danach sortierst du: Was davon ist ein echtes To-do? »Fünf Booking-Mails schreiben« ist eins. »Warum habe ich die Zusage nicht bekommen?« ist keins, das ist ein Gedanke, der eine Entscheidung oder ein Gespräch braucht. Diese Gedankenhygiene ist der eigentliche Kern von »Kopf frei«: Jedes lose Ende in deinem Kopf bindet Aufmerksamkeit, bis du es entweder erledigst, entscheidest oder bewusst loslässt.

Eine Voraussetzung gibt es: Offenheit. Du kannst mit der Methode auch »nur« deine To-dos organisieren, und schon das funktioniert. Ihr ganzes Potenzial entfaltet sie aber erst, wenn du bereit bist, auch die größeren Fragen anzuschauen: Wie organisiere ich eigentlich mein Leben? Wie viele Arbeitsstunden sind realistisch? Den Grad entscheidest du.

Und wie lange dauert es, bis die Methode trägt? Carolin vermittelt sie in einem sechswöchigen Onlinekurs und hat ein Buch darüber geschrieben. Manche lesen es an zwei Tagen und spüren nach einer Woche die erste Erleichterung. Mit jedem Monat greift das System tiefer, weil du anfängst, nicht nur Aufgaben zu organisieren, sondern dein Leben an deiner Vision auszurichten — Carolin nennt das den Nordstern.

Und genau hier liegt die Pointe der Folge. Carolin sagt: Selbstmanagement ist nur die 5-%-Strategie, die du brauchst, damit die anderen 95 % Kreativität und Selbstverwirklichung rauskommen können. Es geht nicht darum, dein Leben durchzutakten. Es geht darum, mit fünf Prozent kluger Organisation die Basis zu bauen, auf der deine Musik Platz hat. Was bei dir schon funktioniert, bleibt. Und da, wo es besser werden darf, gehst du ran — Schritt für Schritt, in deinem Tempo.

Höre dir jetzt meine Podcastfolge an!

Möchtest du noch tiefer in das Thema eintauchen? In meiner Podcastfolge #202 Selbstmanagement - Die 5-%-Strategie, mit der du Zeit für deine Musik gewinnst. Im Interview mit Carolin Habekost erzählt Carolin, wie aus agilen IT-Methoden ein Selbstmanagement-System für den echten Alltag wurde und woran du erkennst, dass dein Kopf zu voll für deine Kreativität ist. Höre gleich rein!

In dieser Podcastfolge lernst du:

• Eine To-do-Liste ist kein Selbstmanagement: Die meisten Zeitmanagement-Methoden lösen nur ein einzelnes Problem. Die Kopf-frei-Methode ist ein vollständiges System — sammeln, filtern, entscheiden, abarbeiten, reflektieren.
• Pull statt Push: Du ziehst dir Aufgaben, statt sie dir vollzupacken. So siehst du am Ende des Tages, was du geschafft hast, und nicht, was liegen geblieben ist.
• Struktur schränkt dich nicht ein, sie befreit dich: Z5 % kluge Organisation halten dir 95 % Raum für Kreativität und Selbstverwirklichung frei.

Hier geht es zu Podcastfolge #202

Abonniere mich